Menolak pekerjaan di luar jobdesk bukan berarti gak mau membantu

Pernah gak sih lagi sibuk-sibuknya ngerjain pekerjaan sendiri, deadline sudah dekat, kerjaan masih numpuk, eh tiba-tiba ada yang datang minta tolong ngerjain sesuatu yang sebenernya bukan bagian dari jobdesk kita.

Mau nolak rasanya gak enak, apalagi kalau yang minta atasan atau teman satu tim. Tapi kalau terus-terusan bilang iya, pekerjaan sendiri malah bisa berantakan. Yang tadinya mau bantu sebentar, ujung-ujungnya malah kita sendiri yang keteteran.

Saya pikir kondisi seperti ini cukup sering terjadi di dunia kerja. Kadang kita memang perlu saling membantu, karena yang namanya kerja bareng orang lain tentu gak mungkin semuanya berjalan lurus sesuai jobdesk masing-masing.

Tapi masalahnya mulai muncul ketika kata “membantu” pelan-pelan berubah menjadi kewajiban. Sekali diminta kita iya, kedua kali masih iya, lama-lama pekerjaan yang tadinya bukan tanggung jawab kita malah dianggap sudah menjadi pekerjaan kita juga.

Nah, kalau sudah seperti itu pertanyaannya adalah: apakah menolak pekerjaan di luar jobdesk berarti kita gak mau membantu? Atau bahkan dianggap gak loyal kepada perusahaan?

Menurut saya, jawabannya gak sesederhana itu. Karena antara membantu, bekerja sama, dan menerima semua pekerjaan yang diberikan adalah tiga hal yang berbeda.

Kenapa Pekerjaan di Luar Jobdesk Sering Sulit Ditolak?

Rasa gak enakan dan takut dianggap tidak kooperatif sering membuat karyawan sulit menolak pekerjaan tambahan, meskipun tugas utamanya belum selesai.

Sebenernya bilang “tidak” itu cuma satu kata dan gampang banget diucapkan. Tapi kalau urusannya sudah masuk dunia kerja, ceritanya bisa jadi beda.

Kadang bukan karena kita gak berani menolak, tapi ada banyak hal yang dipikirkan sebelum akhirnya mengatakan tidak. Takut dianggap ini lah, takut dibilang itu lah, sampai akhirnya daripada panjang urusannya mending dikerjakan saja.

Padahal belum tentu kita benar-benar punya waktu untuk mengerjakannya.

Takut Dianggap Gak Kooperatif

Salah satu alasan yang menurut saya paling sering bikin orang susah menolak pekerjaan tambahan adalah takut dianggap gak bisa kerja sama.

Misalnya ada teman satu tim minta bantuan, sementara pekerjaan kita sendiri sebenarnya lagi banyak. Mau bilang gak bisa, tapi kepikiran nanti jangan-jangan malah dianggap pelit bantuan atau gak peduli sama tim.

Apalagi di tempat kerja kita memang dituntut untuk bisa bekerja sama dengan orang lain. Jadi kadang ada rasa takut kalau sekali saja menolak, langsung dicap sebagai orang yang susah diajak kerja bareng.

Padahal gak selalu seperti itu.

Gak bisa membantu karena sedang punya pekerjaan lain yang lebih penting tentu berbeda dengan sengaja gak mau membantu siapa pun. Kita tetap bisa menjadi orang yang kooperatif tanpa harus mengatakan iya pada semua permintaan yang datang.

Ada Rasa Gak Enakan Sama Atasan atau Rekan Kerja

Nah, ini mungkin penyakit banyak orang termasuk saya: gak enakan.

Kalau yang meminta bantuan adalah teman kerja yang selama ini juga sering membantu kita, rasanya memang susah untuk langsung bilang tidak. Ada perasaan seperti punya utang budi, meskipun sebenarnya pekerjaan yang diminta cukup menyita waktu.

Lebih susah lagi kalau yang meminta adalah atasan.

Meskipun pekerjaannya jauh dari tanggung jawab kita, kadang mulut rasanya berat banget untuk bilang kalau kita gak sanggup. Takut dianggap membantah, takut bikin suasana gak enak, atau takut nanti malah mempengaruhi penilaian terhadap kita.

Akhirnya jawaban paling aman adalah, “Iya Pak, siap.”

Padahal dalam hati mungkin sudah mikir, kerjaan saya yang ini kapan selesainya? 😀

Rasa gak enakan memang wajar. Tapi kalau setiap keputusan selalu dibuat karena gak enak sama orang lain, lama-lama justru kita sendiri yang bakal kerepotan.

Takut Dicap Cuma Mau Kerja Sesuai Tulisan Kontrak

Ada juga anggapan kalau karyawan yang baik itu harus fleksibel. Disuruh ini bisa, diminta itu siap, bahkan kalau dibutuhkan untuk mengerjakan sesuatu di luar tugas utamanya pun tetap harus mau.

Sebenernya gak ada yang salah dengan menjadi fleksibel. Bahkan menurut saya itu hal yang bagus selama masih masuk akal.

Masalahnya kalau fleksibel kemudian diartikan sebagai harus mau mengerjakan apa saja.

Kadang orang yang mencoba mempertanyakan pekerjaan tambahan malah dianggap terlalu perhitungan. Sedikit-sedikit jobdesk, sedikit-sedikit bilang bukan tanggung jawabnya.

Karena takut mendapat cap seperti itu, akhirnya banyak orang memilih diam dan menerima saja.

Padahal punya jobdesk bukan berarti kita dilarang melakukan pekerjaan lain. Jobdesk setidaknya memberikan gambaran tentang apa tanggung jawab utama kita di perusahaan.

Jadi menurut saya yang perlu dilihat bukan sekadar pekerjaan itu tertulis di kontrak atau tidak, tapi apakah permintaan tersebut masih masuk akal, apakah kita punya kapasitas untuk membantu, dan apakah pekerjaan utama kita tetap bisa berjalan dengan baik.

Membantu Sesekali dan Terus-terusan Diberi Pekerjaan Tambahan Itu Beda

Membantu rekan kerja sesekali adalah hal yang wajar. Namun, jika pekerjaan tambahan terus berdatangan tanpa pembagian tugas yang jelas, beban kerja bisa semakin berat.

Saya juga gak mau artikel ini terdengar seperti ngajarin orang untuk kaku banget soal jobdesk. Karena pada kenyataannya, di dunia kerja kita memang gak selalu bisa bilang, “Ini bukan kerjaan saya,” lalu selesai begitu saja.

Ada kondisi tertentu dimana kita memang perlu membantu pekerjaan orang lain.

Misalnya ada teman satu tim yang mendadak sakit, ada pekerjaan yang harus segera selesai hari itu juga, atau perusahaan sedang menghadapi kondisi yang memang membutuhkan semua orang turun tangan. Menurut saya, kalau situasinya seperti itu ya wajar-wajar saja kalau kita ikut membantu.

Begitu juga ketika kita diminta mengerjakan sesuatu yang baru.

Selama masih masuk akal dan ada kesempatan untuk belajar, justru hal seperti ini kadang bisa memberikan pengalaman yang sebelumnya gak kita punya. Siapa tahu dari pekerjaan tambahan tersebut kita malah menemukan kemampuan baru yang nantinya berguna untuk karier kita sendiri.

Tapi yang perlu dibedakan adalah antara membantu sesekali dengan terus-terusan diberi pekerjaan tambahan.

Contohnya sederhana saja.

Teman kerja lagi kewalahan bikin laporan dan kita diminta bantu sekali dua kali. Kalau memang punya waktu, menurut saya gak ada salahnya. Namanya juga kerja bareng, sesekali saling bantu itu hal yang biasa.

Tapi kalau minggu depan kita diminta bikin laporan itu lagi, minggu depannya lagi masih kita, sampai akhirnya setiap minggu otomatis menjadi pekerjaan kita, nah ceritanya sudah beda.

Apalagi kalau pekerjaan utama kita tetap sebanyak sebelumnya.

Jadi yang tadinya punya lima tanggung jawab sekarang punya enam, tujuh, delapan, tapi gak ada satupun pekerjaan lama yang dikurangi. Kalau begini terus, jangan heran kalau akhirnya kita kewalahan sendiri.

Masalahnya bukan karena kita gak mau membantu.

Masalahnya adalah pekerjaan yang awalnya cuma bantuan perlahan-lahan berubah menjadi kewajiban tanpa pernah benar-benar dibicarakan.

Menurut saya, perubahan seperti inilah yang perlu diperhatikan. Karena selama kita terus mengerjakannya tanpa pernah membahas pembagian tugas, orang lain bisa saja menganggap kita memang sudah sanggup dan bersedia mengerjakan semuanya.

Padahal antara “saya bisa bantu sekarang” dengan “ini menjadi tanggung jawab saya mulai sekarang” jelas dua hal yang berbeda.

Kapan Pekerjaan di Luar Jobdesk Sebaiknya Masih Kita Bantu?

Meskipun dari awal kita banyak ngomongin soal pekerjaan di luar jobdesk, bukan berarti setiap ada pekerjaan tambahan harus langsung ditolak.

Menurut saya kita tetap harus melihat situasinya terlebih dahulu.

Karena ada kalanya membantu pekerjaan di luar tanggung jawab utama memang diperlukan. Bahkan dalam kondisi tertentu, hal seperti ini justru bisa memberikan manfaat buat kita sendiri.

Yang penting kita tahu kapan masih wajar untuk membantu dan kapan perlu mulai mempertimbangkan batasannya.

Ketika Memang Kondisi Sedang Darurat

Kalau kondisinya memang sedang darurat, menurut saya gak ada salahnya kita ikut turun tangan.

Misalnya ada anggota tim yang tiba-tiba sakit sementara ada pekerjaan penting yang harus selesai hari itu. Atau mungkin perusahaan sedang mengejar deadline besar dan kebetulan kita punya kemampuan untuk membantu mempercepat pekerjaan tersebut.

Dalam kondisi seperti ini, terlalu kaku dengan jobdesk juga rasanya kurang tepat.

Namanya keadaan darurat, kadang semua orang memang perlu melakukan sedikit lebih banyak dari biasanya supaya pekerjaan bisa selesai.

Toh kalau kejadiannya hanya sesekali dan alasannya jelas, menurut saya masih sangat wajar.

Yang jadi masalah adalah kalau “darurat” terjadi setiap minggu. Kalau setiap hari semuanya dianggap mendesak, mungkin yang perlu diperbaiki bukan lagi karyawannya, tapi cara pekerjaannya diatur. 😀

Ketika Pekerjaan Tersebut Masih Berhubungan dengan Kemampuan Kita

Pekerjaan di luar jobdesk juga gak selalu berarti sesuatu yang buruk.

Kadang justru dari pekerjaan seperti inilah kita bisa belajar hal baru.

Misalnya pekerjaan utama kita adalah membuat konten, lalu suatu hari diminta ikut melihat data performa konten tersebut. Memang mungkin itu bukan tugas utama kita, tapi dari sana kita bisa belajar membaca data dan mengetahui konten seperti apa yang ternyata bekerja lebih baik.

Kemampuan kita akhirnya bertambah.

Jadi sebelum langsung menolak, coba lihat juga apakah pekerjaan tersebut masih berhubungan dengan apa yang kita kerjakan dan apakah ada sesuatu yang bisa kita pelajari dari sana.

Tapi tentunya tetap harus masuk akal.

Belajar hal baru itu bagus, tapi jangan sampai semua pekerjaan kemudian diberikan kepada kita dengan alasan, “Biar sekalian belajar.” Kalau semuanya mau dipelajari sekaligus, yang ada bukan tambah pintar tapi tambah pusing.

Ketika Sifatnya Sementara dan Pembagian Tugasnya Jelas

Menurut saya pekerjaan tambahan jauh lebih mudah diterima kalau dari awal sudah jelas sifatnya sementara.

Misalnya kita diminta menggantikan pekerjaan teman selama satu minggu karena dia sedang cuti. Dari awal kita sudah tahu kenapa harus membantu, pekerjaan apa yang perlu dikerjakan, dan kapan tanggung jawab tersebut selesai.

Jadi gak ada tebak-tebakan.

Beda ceritanya kalau kita diminta membantu tanpa ada kejelasan sampai kapan.

Hari pertama masih dianggap bantuan. Minggu berikutnya masih dikerjakan. Sebulan kemudian masih kita juga yang pegang. Lama-lama bingung sendiri, ini sebenarnya masih bantu atau sudah pindah jobdesk diam-diam?

Makanya menurut saya batas waktu dan pembagian tugas itu penting.

Bukan supaya kita hitung-hitungan sama perusahaan, tapi supaya semua orang tahu siapa bertanggung jawab terhadap apa.

Ketika Pekerjaan Utama Kita Tetap Bisa Diselesaikan

Nah, ini mungkin yang paling penting.

Sebelum menerima pekerjaan tambahan, coba lihat dulu pekerjaan kita sendiri.

Kalau memang masih punya waktu dan pekerjaan utama tetap bisa selesai dengan baik, ya silakan membantu. Gak ada ruginya juga kalau kita bisa meringankan pekerjaan orang lain.

Tapi kalau pekerjaan sendiri sudah numpuk dan deadline tinggal sebentar lagi, memaksakan diri menerima pekerjaan tambahan menurut saya bukan keputusan yang bagus.

Karena pada akhirnya yang akan ditanyakan tetap hasil pekerjaan kita.

Lucu juga kalau pekerjaan orang lain selesai karena kita bantu, tapi pekerjaan kita sendiri malah terlambat. 😀

Jadi membantu itu baik, tapi tetap harus tahu prioritas.

Kalau bantuan yang kita berikan malah membuat tanggung jawab utama terbengkalai, mungkin saat itulah kita perlu mengatakan kalau sekarang memang belum bisa membantu.

Kapan Kita Wajar Menolak Pekerjaan di Luar Jobdesk?

Nah, setelah tadi membahas kapan pekerjaan tambahan masih wajar untuk kita bantu, sekarang masuk ke bagian yang mungkin paling susah dilakukan: kapan kita sebenarnya boleh bilang tidak?

Menurut saya, menolak pekerjaan di luar jobdesk gak selalu berarti malas atau gak mau membantu.

Ada kondisi tertentu dimana mengatakan tidak justru lebih masuk akal daripada menerima semuanya, tapi akhirnya kita sendiri gak sanggup menyelesaikannya.

Yang penting tentu bukan asal nolak. Kita tetap perlu punya alasan yang jelas kenapa pekerjaan tersebut memang gak bisa kita ambil.

Ketika Pekerjaan Utama Sedang Penuh

Kalau pekerjaan utama saja sudah memenuhi waktu kerja kita, rasanya gak masuk akal kalau masih memaksakan diri mengambil pekerjaan lain.

Misalnya hari itu kita punya beberapa deadline yang memang harus selesai. Lalu tiba-tiba datang pekerjaan tambahan yang sebenarnya bisa dikerjakan orang lain atau tidak terlalu mendesak.

Dalam kondisi seperti ini, menurut saya wajar kalau kita mengatakan belum bisa membantu.

Bukan karena malas.

Justru kita sedang mencoba menyelesaikan tanggung jawab yang memang sudah menjadi prioritas terlebih dahulu.

Kadang masalahnya kita terlalu takut terlihat sibuk dengan pekerjaan sendiri, padahal memang itulah pekerjaan yang harus kita selesaikan.

Kalau semua permintaan diterima hanya karena gak enak menolak, lama-lama daftar pekerjaan kita bisa panjang kayak daftar belanja bulanan. 😀

Ketika Pekerjaan Tambahan Mulai Menjadi Kebiasaan

Awalnya mungkin cuma, “Tolong bantu ini sebentar ya.”

Kita bantu.

Besok ada lagi, kita bantu lagi.

Minggu depannya datang pekerjaan yang sama dan entah bagaimana orang-orang sudah langsung mencarinya ke kita.

Nah, kalau sudah seperti ini kita perlu mulai bertanya apakah kita masih sekadar membantu atau pekerjaan tersebut memang perlahan-lahan dipindahkan ke kita.

Karena sesuatu yang terus kita terima tanpa pernah dibicarakan bisa berubah menjadi kebiasaan.

Bukan berarti setiap pekerjaan yang datang kedua kali langsung harus ditolak. Tapi kalau polanya sudah berulang terus dan mulai dianggap sebagai tanggung jawab kita, menurut saya wajar untuk membicarakannya.

Daripada dipendam sampai akhirnya kesel sendiri.

Ketika Kita Tidak Memiliki Kemampuan atau Kewenangan untuk Melakukannya

Kadang pekerjaan diberikan kepada kita bukan karena kita paling cocok mengerjakannya, tapi mungkin cuma karena kebetulan kita ada.

Kalau pekerjaannya sederhana mungkin gak masalah.

Tapi ada pekerjaan tertentu yang memang membutuhkan kemampuan, akses, atau kewenangan khusus. Kalau kita gak memilikinya, memaksakan diri malah bisa membuat masalah baru.

Misalnya kita diminta mengambil keputusan yang sebenarnya harus mendapat persetujuan orang lain. Atau diminta mengerjakan sesuatu yang belum pernah kita pelajari dan kesalahannya bisa berdampak pada pekerjaan orang banyak.

Daripada sok bisa lalu hasilnya salah, menurut saya lebih baik jujur dari awal.

Mengatakan, “Saya belum punya kewenangan untuk bagian ini,” atau “Saya belum menguasai pekerjaan tersebut,” bukan berarti kita gak kompeten.

Setidaknya kita tahu batas kemampuan sendiri.

Ketika Tugas Tersebut Berisiko Membuat Pekerjaan Utama Berantakan

Sekilas poin ini memang mirip dengan pekerjaan utama yang sedang penuh, tapi menurut saya ada sedikit perbedaan.

Kita mungkin masih punya waktu untuk menerima pekerjaan tambahan. Tapi setelah melihat besarnya pekerjaan tersebut, ternyata waktu dan konsentrasi yang dibutuhkan jauh lebih banyak dari perkiraan.

Kalau diteruskan, pekerjaan utama yang awalnya masih aman justru bisa ikut terganggu.

Akhirnya pekerjaan tambahan gak selesai maksimal, pekerjaan sendiri juga ikut terlambat.

Dua-duanya berantakan.

Kalau sudah kelihatan risikonya seperti itu, menurut saya lebih baik dibicarakan dari awal. Apalagi kalau ada beberapa pekerjaan dengan deadline yang berdekatan.

Karena menerima semua pekerjaan bukan jaminan semuanya bakal selesai.

Kadang lebih baik menyelesaikan tiga pekerjaan dengan benar daripada menerima enam pekerjaan tapi semuanya setengah-setengah.

Ketika Pekerjaan Tambahan Sudah Jauh Melewati Tanggung Jawab Awal

Perubahan tugas dalam pekerjaan sebenarnya hal yang biasa.

Perusahaan berkembang, tim berubah, kebutuhan juga berubah. Jadi menurut saya wajar kalau tanggung jawab kita hari ini gak persis sama dengan ketika pertama kali masuk kerja.

Tapi tentu ada bedanya antara tugas yang berkembang dengan tanggung jawab yang berubah hampir seluruhnya.

Misalnya awalnya kita hanya sesekali membantu sebuah pekerjaan. Beberapa bulan kemudian kita menjadi orang yang paling sering mengerjakannya. Setelah itu muncul lagi tanggung jawab baru yang sebenarnya sudah cukup jauh dari posisi awal kita.

Kalau perubahan seperti ini berlangsung lama, menurut saya sudah waktunya dibicarakan secara jelas.

Apakah pekerjaan tersebut memang sekarang resmi menjadi tanggung jawab kita? Apakah ada pekerjaan lama yang kemudian dialihkan? Atau sebenarnya kita masih cuma dianggap “membantu”?

Karena kalau tanggung jawabnya berubah cukup besar, seharusnya pembicaraannya juga berubah.

Jangan sampai pekerjaannya sudah naik level kemana-mana, tapi statusnya masih dianggap, “Ah, cuma bantu sedikit kok.”

Sedikitnya dari mana kalau setiap hari dikerjakan? 😀

Menolak Bukan Berarti Bilang “Bukan Jobdesk Saya”

Menolak pekerjaan tambahan tidak harus dengan mengatakan “bukan jobdesk saya”. Menjelaskan kondisi pekerjaan dan mendiskusikan prioritas bisa menjadi cara komunikasi yang lebih profesional.

Sebenarnya yang sering bikin masalah bukan cuma karena kita menolak sebuah pekerjaan, tapi bagaimana cara kita menyampaikan penolakan tersebut.

Coba bayangkan kalau ada atasan atau teman kerja meminta bantuan, lalu kita langsung jawab, “Itu bukan jobdesk saya.”

Mungkin secara fakta memang benar.

Tapi kalimat seperti itu gampang banget terdengar seperti kita gak mau tahu, terlalu perhitungan, atau bahkan seperti sedang melempar masalah kembali ke orang yang meminta bantuan.

Padahal mungkin maksud kita sebenarnya sederhana: pekerjaan sendiri saja belum selesai.

Makanya menurut saya, kalau memang harus menolak, gak perlu langsung mengeluarkan kartu sakti “bukan jobdesk saya”. 😀

Lebih baik jelaskan dulu kondisinya.

Misalnya saat itu kita sedang mengerjakan pekerjaan A dan B yang harus selesai hari itu. Lalu datang pekerjaan C yang juga diminta segera dikerjakan.

Daripada langsung bilang,

“Maaf, itu bukan jobdesk saya.”

Kita bisa menjelaskan,

“Saat ini saya masih mengerjakan A dan B yang deadline-nya hari ini. Kalau pekerjaan ini juga harus dikerjakan sekarang, yang mana sebaiknya saya prioritaskan terlebih dahulu?”

Menurut saya cara seperti ini jauh lebih enak.

Kita gak langsung menolak, tapi juga gak asal bilang iya.

Jelaskan Pekerjaan yang Sedang Menjadi Prioritas

Orang lain belum tentu tahu seberapa banyak pekerjaan yang sedang kita pegang.

Bisa saja mereka melihat kita sedang duduk di depan laptop dan berpikir kita sedang santai, padahal tab browser sudah buka dua puluh dan kepala rasanya tinggal satu persen lagi. 😀

Jadi kalau memang sedang penuh, jelaskan pekerjaan apa yang harus kita selesaikan terlebih dahulu.

Gak perlu cerita panjang lebar sampai semua detail pekerjaan dibongkar. Cukup sampaikan bahwa ada beberapa tanggung jawab dengan deadline tertentu yang sedang menjadi prioritas.

Dengan begitu alasan kita menolak menjadi lebih jelas.

Bukan sekadar, “Saya gak mau,” tapi memang ada pekerjaan lain yang harus diselesaikan.

Tanyakan Mana yang Perlu Didahulukan

Kalau pekerjaan tambahan datang dari atasan, menurut saya salah satu cara paling aman adalah meminta penentuan prioritas.

Karena bisa saja kita menganggap pekerjaan A lebih penting, sementara ternyata atasan menganggap pekerjaan baru tadi jauh lebih mendesak.

Daripada menebak-nebak sendiri, lebih baik tanyakan.

Kalau pekerjaan baru memang harus didahulukan, setidaknya sekarang sudah jelas bahwa pekerjaan sebelumnya mungkin perlu mundur.

Ini juga lebih baik daripada diam-diam menerima semuanya lalu beberapa jam kemudian baru sadar gak mungkin selesai tepat waktu.

Jadi bukan hanya soal menolak atau menerima, tapi memastikan ekspektasinya sama dari awal.

Berikan Bantuan Sebatas Kemampuan Kalau Memungkinkan

Menolak seluruh pekerjaan juga bukan satu-satunya pilihan.

Kadang kita memang gak punya waktu untuk mengerjakan semuanya, tapi masih bisa membantu sedikit.

Misalnya kita gak sempat membuat laporan dari awal sampai selesai, tapi masih bisa memberikan data yang dibutuhkan. Atau kita gak bisa mengambil alih pekerjaan teman, tapi bisa menunjukkan cara mengerjakan bagian tertentu.

Menurut saya ini jalan tengah yang cukup bagus.

Kita tetap membantu tanpa harus mengambil semua tanggung jawab tersebut.

Karena membantu orang lain gak selalu berarti kita harus mengambil pekerjaannya sampai selesai.

Kadang memberikan informasi, arahan, atau sedikit waktu saja sudah cukup.

Jangan Langsung Menyalahkan Orang yang Memberikan Pekerjaan

Nah, yang ini juga penting.

Ketika pekerjaan sudah banyak, memang gampang banget merasa kesal saat ada tugas baru datang.

Dalam hati mungkin sudah ngomel, “Kerjaan saya dianggap kurang banyak apa?” 😀

Tapi sebisa mungkin jangan langsung melampiaskan kekesalan tersebut kepada orang yang memberikan pekerjaan.

Belum tentu dia tahu kalau beban kerja kita sedang penuh. Bahkan bisa saja dia sendiri mendapat permintaan dari orang lain dan hanya sedang mencari bantuan.

Jadi lebih baik fokus pada kondisi dan prioritas pekerjaan, bukan menyerang orangnya.

Daripada bilang,

“Kenapa sih kerjaan seperti ini selalu dikasih ke saya?”

lebih baik jelaskan apa yang sedang kita kerjakan dan apa dampaknya kalau pekerjaan baru tersebut ikut diambil.

Menurut saya, semakin jelas kita menyampaikan kondisi, semakin kecil kemungkinan penolakan dianggap sebagai bentuk malas atau gak mau bekerja sama.

Karena pada akhirnya mengatakan tidak juga bagian dari komunikasi di tempat kerja.

Kita gak harus selalu bilang iya supaya terlihat baik. Tapi kalau memang harus bilang tidak, ya sampaikan dengan cara yang baik juga.

Hati-hati Kalau Semua Pekerjaan Selalu Dijawab “Iya”

Menjadi orang yang gampang dimintai bantuan memang punya sisi positif.

Orang lain jadi percaya sama kita, atasan juga mungkin melihat kita sebagai orang yang bisa diandalkan. Tapi menurut saya ada satu hal yang perlu diperhatikan: jangan sampai karena terlalu sering bilang iya, akhirnya semua orang menganggap kita selalu tersedia.

Awalnya mungkin cuma, “Tolong bantu sebentar ya.”

Kita bantu.

Besok ada lagi, masih kita bantu.

Sebulan kemudian pekerjaan yang tadinya cuma bantuan sudah datang rutin tanpa perlu ditanya lagi.

Tahu-tahu jadi kerjaan tetap. 😀

Beban Kerja Jadi Semakin Gak Jelas

Kalau terlalu banyak pekerjaan tambahan yang diterima, lama-lama kita sendiri bisa bingung sebenarnya tanggung jawab utama kita apa.

Pekerjaan A memang jobdesk kita. Pekerjaan B awalnya bantu teman. Pekerjaan C dulu cuma sementara. Pekerjaan D entah sejak kapan ikut kita kerjakan juga.

Kalau semuanya terus berjalan bersamaan, beban kerja akhirnya bertambah tanpa ada pembagian yang benar-benar jelas.

Masalah seperti ini mungkin gak terlalu terasa di awal.

Tapi makin lama, kita bisa kesulitan membedakan mana pekerjaan yang memang harus kita pegang dan mana yang sebenarnya cuma bantuan sementara.

Orang Lain Bisa Menganggap Kita Selalu Tersedia

Kalau setiap kali diminta selalu menjawab iya, wajar kalau akhirnya orang lain berpikir kita memang selalu bisa membantu.

Mereka belum tentu bermaksud memanfaatkan kita.

Bisa saja karena dari pengalaman sebelumnya, setiap pekerjaan yang diberikan selalu kita terima tanpa masalah.

Jadi ketika ada tugas tambahan lagi, nama kita menjadi salah satu yang pertama terpikir.

Nah, disinilah kebiasaan mulai terbentuk.

Kita merasa, “Kok saya terus yang diminta?”

Sementara dari sisi orang lain mungkin pikirannya sederhana, “Biasanya dia bisa kok.”

Makanya sesekali menjelaskan kapasitas kita juga penting supaya orang lain tahu kalau waktu dan tenaga kita ada batasnya.

Prioritas Pekerjaan Utama Bisa Jadi Kacau

Semakin banyak pekerjaan yang diterima, semakin banyak juga hal yang harus diprioritaskan.

Masalahnya semua pekerjaan kadang datang dengan embel-embel yang sama: penting, cepat, dan kalau bisa selesai sekarang juga.

Kalau semuanya dianggap prioritas, ya akhirnya gak ada yang benar-benar jadi prioritas.

Kita bisa sibuk mengerjakan permintaan orang lain sementara pekerjaan utama sendiri malah terus mundur.

Ujung-ujungnya ketika deadline datang, kita yang panik sendiri.

Padahal beberapa pekerjaan tambahan tadi mungkin sebenarnya masih bisa menunggu.

Jadi sebelum menjawab iya, menurut saya penting untuk melihat dulu posisi pekerjaan tersebut dibandingkan dengan tugas yang sudah ada.

Kita Jadi Sulit Tahu Batas Tanggung Jawab Sendiri

Pekerjaan di kantor memang gak harus selalu dibatasi garis lurus.

Tapi setidaknya kita perlu tahu kira-kira tanggung jawab utama kita sampai mana.

Kalau setiap pekerjaan baru langsung diterima tanpa pernah dibicarakan, batas itu lama-lama menjadi kabur.

Hari ini bantu sedikit di bagian lain, bulan depan pegang sebagian prosesnya, beberapa bulan kemudian malah menjadi orang yang paling sering ditanya kalau ada masalah.

Padahal dari awal gak pernah ada pembicaraan kalau tanggung jawab tersebut pindah ke kita.

Menurut saya kondisi seperti ini yang perlu dihindari.

Bukan karena kita harus perhitungan terhadap setiap pekerjaan, tapi karena pembagian tanggung jawab yang jelas juga membuat pekerjaan lebih gampang dikelola.

Membantu Lama-lama Bisa Berubah Menjadi Ekspektasi

Ini mungkin konsekuensi yang paling sering gak disadari.

Ketika kita melakukan sesuatu sekali, orang menganggap kita sedang membantu.

Ketika dilakukan berkali-kali, orang mulai menganggap kita memang bisa mengerjakannya.

Kalau dilakukan terus selama berbulan-bulan, jangan heran kalau akhirnya dianggap sebagai hal yang biasa.

Dari sinilah bantuan bisa berubah menjadi ekspektasi.

Saat kita berhenti melakukan pekerjaan tersebut, justru muncul pertanyaan, “Kok sekarang gak dikerjakan?”

Padahal dulu ceritanya cuma diminta bantu sebentar.

Makanya menurut saya kita gak perlu merasa bersalah kalau sesekali harus mengatakan belum bisa.

Karena semakin sering kita menerima sesuatu tanpa menjelaskan batasannya, semakin mudah bantuan sementara berubah menjadi pekerjaan permanen tanpa kita sadari.

Batasan Kerja Bukan Berarti Gak Peduli Sama Tim

Kadang orang yang punya batasan kerja dianggap terlalu kaku.

Gak mau ini, gak mau itu, sedikit-sedikit bilang sedang ada pekerjaan lain.

Padahal menurut saya punya batasan bukan berarti gak peduli sama tim.

Kita masih bisa menjadi teman kerja yang enak diajak kerja sama, mau membantu ketika memang dibutuhkan, dan tetap ikut turun tangan ketika ada masalah. Tapi bukan berarti setiap permintaan harus selalu kita ambil.

Karena kerja sama yang sehat menurut saya bukan tentang siapa yang paling sering bilang iya.

Yang lebih penting adalah semua orang tahu kapan harus saling membantu dan kapan harus menyelesaikan tanggung jawabnya masing-masing.

Kalau ada teman yang sedang kesulitan sementara kita punya waktu, ya bantu.

Tapi kalau kita sendiri sedang dikejar pekerjaan dan memang gak sanggup menerima tambahan lagi, mengatakan belum bisa juga bukan suatu kesalahan.

Toh tujuan bekerja dalam tim adalah supaya pekerjaan bisa dibagi, bukan supaya semua pekerjaan akhirnya berkumpul di satu orang. 😀

Justru dengan batasan yang jelas, kita bisa lebih tahu kapasitas sendiri dan gak sembarangan menjanjikan sesuatu yang akhirnya gak bisa diselesaikan.

Jadi menurut saya, menjadi rekan kerja yang baik gak harus selalu tersedia setiap saat.

Kadang kita membantu orang lain, kadang orang lain membantu kita. Dan kadang masing-masing memang perlu fokus menyelesaikan pekerjaannya sendiri.

Selama komunikasinya baik dan kita gak sengaja lepas tangan ketika tim benar-benar membutuhkan bantuan, punya batasan kerja bukan berarti kita gak peduli.

Kalau Pekerjaan di Luar Jobdesk Terus Bertambah, Apa yang Harus Dilakukan?

image Ketika pekerjaan di luar jobdesk terus bertambah, penting untuk mendiskusikan kembali prioritas, kapasitas kerja, dan pembagian tanggung jawab agar pekerjaan utama tetap berjalan dengan baik.

Kalau pekerjaan tambahan cuma datang sesekali mungkin masih gampang diatasi.

Tapi kalau dari bulan ke bulan jumlahnya terus bertambah, menurut saya jangan cuma dipendam sambil berharap nanti berhenti sendiri.

Karena bisa saja dari sisi atasan semuanya terlihat baik-baik saja. Pekerjaan tetap selesai, kita gak pernah protes, dan setiap diberi tugas jawabannya selalu iya.

Mereka belum tentu tahu kalau dibalik itu kita sebenarnya sudah ngos-ngosan. 😀

Jadi sebelum pekerjaan makin gak jelas, ada beberapa hal yang bisa dilakukan.

1. Catat Pekerjaan Tambahan yang Mulai Rutin

Pertama, coba catat pekerjaan apa saja yang awalnya bukan tanggung jawab utama tapi sekarang mulai sering kita kerjakan.

Gak perlu bikin laporan setebal skripsi.

Cukup catat jenis pekerjaannya, seberapa sering dilakukan, dan kira-kira berapa banyak waktu yang dibutuhkan.

Misalnya awalnya kita cuma diminta membantu membuat laporan satu kali. Tapi ternyata sekarang setiap minggu pekerjaan tersebut selalu datang ke kita.

Catatan seperti ini penting supaya ketika nanti dibicarakan dengan atasan, kita gak cuma mengatakan, “Kayaknya kerjaan saya sekarang banyak banget.”

Karena kata “kayaknya” susah diukur.

Kalau kita bisa menunjukkan pekerjaan apa saja yang bertambah, pembicaraannya jadi jauh lebih jelas.

2. Lihat Pengaruhnya Terhadap Pekerjaan Utama

Setelah tahu pekerjaan tambahan apa saja yang mulai rutin, coba lihat dampaknya terhadap tanggung jawab utama kita.

Apakah pekerjaan utama masih bisa selesai tepat waktu?

Apakah kualitasnya mulai menurun?

Atau jangan-jangan kita jadi sering lembur hanya karena siang harinya terlalu banyak mengerjakan pekerjaan tambahan?

Kalau ternyata semuanya masih berjalan dengan baik dan bebannya masih masuk akal, mungkin memang belum menjadi masalah besar.

Tapi kalau pekerjaan utama mulai keteteran, itu tanda kalau pembagian pekerjaan perlu dibicarakan.

Karena percuma kelihatan bisa mengerjakan banyak hal kalau akhirnya semuanya selesai mepet dan kita sendiri stres setiap hari.

3. Bicarakan Prioritas dengan Atasan

Kalau pekerjaan memang sudah terlalu banyak, jangan langsung datang ke atasan dengan membawa kalimat, “Saya gak mau ngerjain ini lagi.”

Kalimat pembukanya saja sudah bikin suasana panas. 😀

Menurut saya lebih baik mulai dari pembicaraan soal prioritas.

Jelaskan pekerjaan yang sekarang sedang kita pegang, termasuk pekerjaan tambahan yang sudah mulai rutin. Setelah itu tanyakan mana yang memang harus menjadi fokus utama.

Misalnya sekarang ada lima pekerjaan, sementara waktu yang tersedia secara realistis hanya cukup untuk menyelesaikan tiga.

Nah, daripada kita menentukan sendiri mana yang dikorbankan, lebih baik atasan juga ikut menentukan prioritasnya.

Dengan begitu semuanya jadi lebih jelas.

Kita tahu apa yang harus didahulukan, dan atasan juga tahu konsekuensinya kalau terlalu banyak pekerjaan diberikan dalam waktu bersamaan.

4. Tanyakan Apakah Tugasnya Sementara atau Sudah Menjadi Tanggung Jawab Baru

Ini menurut saya penting banget, terutama untuk pekerjaan yang awalnya cuma “bantu sebentar” tapi ternyata gak selesai-selesai.

Tanyakan dengan baik apakah pekerjaan tersebut memang hanya sementara atau sekarang sudah menjadi bagian dari tanggung jawab kita.

Karena dua hal itu berbeda.

Kalau sifatnya sementara, setidaknya kita tahu sampai kapan harus mengerjakannya.

Tapi kalau ternyata memang sudah menjadi tanggung jawab baru, berarti pembagian pekerjaan perlu dibuat lebih jelas.

Jangan sampai kita mengira sedang membantu sementara perusahaan mengira itu sudah menjadi pekerjaan tetap kita.

Sama-sama punya asumsi tapi gak pernah dibicarakan. Akhirnya beberapa bulan kemudian baru ribut karena ternyata pemahamannya beda.

5. Kalau Tanggung Jawab Berubah Banyak, Diskusikan Ulang Pembagian Pekerjaan

Kalau ternyata tanggung jawab kita memang sudah berubah cukup jauh dari awal, menurut saya wajar kalau pembagian pekerjaan dibicarakan kembali.

Bukan berarti kita harus menolak semua tugas baru.

Justru kalau perusahaan memang membutuhkan kita untuk memegang tanggung jawab yang lebih besar, sebaiknya jelas juga pekerjaan mana yang sekarang menjadi fokus dan mana yang sudah gak perlu kita pegang sebanyak sebelumnya.

Karena kapasitas orang tetap ada batasnya.

Kalau setiap ada tanggung jawab baru cuma ditambahkan tanpa pernah ada yang dikurangi, lama-lama pekerjaan kita seperti koper mau mudik: terus dimasukin barang sampai resletingnya gak bisa ditutup. 😀

Intinya jangan menunggu sampai semuanya sudah terlalu berat baru mulai bicara.

Kalau pekerjaan tambahan sudah menjadi pola dan mulai mempengaruhi pekerjaan utama, lebih baik dibicarakan lebih awal.

Kadang masalahnya bukan karena perusahaan sengaja memberikan terlalu banyak pekerjaan, tapi karena selama ini gak pernah ada pembicaraan yang jelas soal kapasitas, prioritas, dan pembagian tanggung jawab.

Jadi, Salah Gak Kalau Menolak Pekerjaan di Luar Jobdesk?

Menurut saya, gak salah.

Bukan berarti setiap ada pekerjaan di luar jobdesk harus langsung ditolak juga. Di dunia kerja pasti ada waktunya kita perlu saling bantu, gantian pegang pekerjaan, atau turun tangan ketika kondisi memang lagi butuh.

Itu hal yang wajar.

Tapi membantu orang lain dan membiarkan semua pekerjaan dilempar ke kita jelas dua hal yang berbeda.

Kalau sekali dua kali bantu, ya gak masalah. Tapi kalau setiap pekerjaan tambahan selalu kita terima sampai pekerjaan sendiri ikut berantakan, menurut saya itu juga bukan sesuatu yang sehat.

Menolak pekerjaan tertentu bukan berarti kita gak peduli sama tim.

Bukan berarti gak mau kerja sama.

Dan belum tentu juga berarti kita gak loyal sama perusahaan.

Kadang justru dengan mengatakan, “Saya belum bisa ambil pekerjaan ini,” kita sedang mencoba menjaga supaya tanggung jawab yang memang sudah ada tetap bisa selesai dengan benar.

Karena pada akhirnya perusahaan juga butuh pekerjaan yang selesai dengan baik, bukan sekadar karyawan yang selalu bilang iya tapi akhirnya kewalahan sendiri.

Jadi kalau memang masih bisa bantu, ya bantu.

Kalau memang sudah penuh, sampaikan.

Kalau pekerjaan tambahan mulai menjadi tanggung jawab rutin, bicarakan.

Gak perlu terlalu kaku soal jobdesk, tapi jangan juga sampai kita sendiri lupa sebenarnya kapasitas kita sampai mana.

Karena menjadi karyawan yang baik menurut saya bukan soal seberapa banyak pekerjaan yang bisa ditumpuk di meja kita, tapi seberapa baik kita menjalankan tanggung jawab yang memang kita pegang.

Baca juga: Budaya Loyalitas di Tempat Kerja: Sampai Mana Karyawan Harus Berkorban?