Pernah gak sih kita ngomong biasa saja ke teman kerja, tapi entah kenapa dia malah nangkepnya seperti kita sedang marah atau nyindir? Padahal dari sisi kita rasanya gak ada masalah apa-apa, ngomong juga biasa, tapi respon yang diterima malah beda.
Atau mungkin pernah juga kita merasa sudah menjelaskan sesuatu dengan sangat jelas. Kita pikir orang lain pasti paham apa yang harus dikerjakan, tapi pas hasilnya datang malah beda jauh dari yang kita maksud. Ujung-ujungnya bingung sendiri, kok bisa sih dari penjelasan yang sama hasil tangkapannya malah beda?
Hal seperti ini cukup sering terjadi di tempat kerja. Dan sebenarnya gak selalu karena ada orang yang sengaja bikin ribet, gak mau dengerin, atau susah diajak kerja sama.
Masalahnya, waktu kita menyampaikan sesuatu, kita ngomong berdasarkan apa yang sudah ada di kepala kita. Kita tahu konteksnya, tahu maksudnya, tahu tujuan akhirnya mau seperti apa. Sedangkan orang yang mendengar cuma menerima apa yang kita ucapkan, lalu mencoba memahaminya berdasarkan pengalaman, kondisi, dan pemahamannya sendiri.
Nah, dari sinilah masalah biasanya mulai muncul.
Kita merasa sudah bilang A, tapi orang lain malah menangkapnya sebagai B. Kita merasa nada bicara kita biasa saja, sementara orang lain merasa sedang ditekan. Kita merasa sudah memberikan informasi yang cukup, tapi ternyata bagi orang lain masih banyak bagian yang bikin bingung.
Kalau kejadian seperti ini cuma sekali mungkin gak terlalu masalah. Tapi kalau sering terjadi, lama-lama komunikasi antar rekan kerja bisa mulai berantakan. Bukan karena orang-orangnya selalu bermasalah, tapi karena maksud yang disampaikan dan yang diterima ternyata gak pernah benar-benar sama.
Kita Sering Mengira Orang Lain Paham Apa yang Ada di Kepala Kita
Salah satu masalah yang paling sering terjadi saat komunikasi dengan rekan kerja adalah kita terlalu yakin kalau pesan yang kita sampaikan itu sudah jelas. Karena di kepala kita semuanya sudah tersusun rapi, akhirnya kita merasa orang lain pasti nangkep maksudnya juga.
Padahal belum tentu.
Misalnya kita bilang, “Tolong dikerjakan secepatnya.” Buat kita mungkin artinya harus selesai hari ini. Tapi buat orang lain, secepatnya bisa berarti nanti sore, besok pagi, atau setelah pekerjaan lain yang dianggap lebih penting selesai.
Begitu juga saat kita bilang, “Nanti direvisi sedikit.” Kata sedikit ini kelihatannya sederhana, tapi ukurannya bisa beda-beda. Kita mungkin cuma ingin ganti satu bagian kecil, sementara orang lain bisa mengira ada beberapa bagian yang harus dibongkar ulang.
Atau kalimat seperti, “Yang seperti kemarin saja.” Nah, ini juga sering bikin masalah. Kita tahu persis yang dimaksud “kemarin” itu bagian mana, gaya yang seperti apa, atau hasil yang mana. Tapi orang lain belum tentu punya ingatan dan sudut pandang yang sama.
Kadang kita lupa kalau orang lain gak bisa membaca isi kepala kita. Mereka cuma bisa memahami informasi yang benar-benar kita sampaikan.
Jadi kalau ada bagian penting yang cuma tersimpan di kepala kita, jangan heran kalau hasil akhirnya bisa beda. Bukan selalu karena orang lain gak ngerti, tapi bisa jadi karena kita merasa sudah menjelaskan sesuatu yang sebenarnya belum pernah benar-benar kita jelaskan.
Satu Kalimat Bisa Ditangkap dengan Cara yang Berbeda
Kalimat yang sama bisa terasa berbeda tergantung cara menyampaikan, situasi, dan hubungan antar rekan kerja.
Kadang masalah komunikasi bukan terletak pada kalimat yang kita ucapkan, tapi pada bagaimana kalimat itu disampaikan dan diterima oleh orang lain.
Coba ambil contoh sederhana, “Ini belum selesai?”
Kalau diucapkan dengan nada biasa sambil sekadar bertanya, mungkin gak ada masalah. Tapi kalau nada suaranya agak tinggi, ekspresinya terlihat kesal, atau diucapkan di depan banyak orang, kalimat yang sama bisa terasa seperti teguran. Bahkan kalau hubungannya memang sedang kurang enak, orang yang mendengar bisa saja menganggapnya sebagai sindiran.
Jadi sebuah pesan sebenarnya gak cuma berisi kata-kata.
Pilihan kata, nada bicara, ekspresi wajah, dan situasi saat kita bicara ikut menentukan bagaimana pesan tersebut diterima. Hubungan kita dengan orang tersebut juga berpengaruh. Candaan dari teman kerja yang sudah akrab mungkin terasa biasa saja, tapi kalau kalimat yang sama datang dari orang yang jarang ngobrol dengan kita, rasanya bisa berbeda.
Belum lagi kalau sebelumnya pernah ada masalah komunikasi.
Misalnya beberapa hari lalu kita sempat ditegur dengan nada yang kurang enak. Ketika orang yang sama kemudian mengatakan, “Nanti dicek lagi ya,” sebenarnya dia mungkin cuma mengingatkan. Tapi karena pengalaman sebelumnya masih kebawa, kita bisa menangkap kalimat itu seperti sedang menyindir atau mencari kesalahan.
Makanya dua orang bisa mendengar kalimat yang sama tapi punya tangkapan yang berbeda. Yang satu merasa itu cuma pertanyaan biasa, sementara yang satunya merasa seperti diperintah atau disalahkan.
Kadang memang bukan isi omongannya yang berubah. Kata-katanya tetap sama. Tapi cara menyampaikan, kondisi saat itu, dan hubungan antar orang yang terlibat bisa membuat artinya terasa jauh berbeda.
Kita Mendengar Pesan Lewat “Filter” Kita Sendiri
Setiap orang datang ke tempat kerja dengan pengalaman dan cara berpikir yang berbeda. Jadi waktu mendengar sebuah pesan, sebenarnya kita gak benar-benar menerima kata-katanya secara kosong. Ada semacam “filter” di kepala kita yang ikut menentukan bagaimana pesan itu terasa.
Orang yang sebelumnya pernah kerja di lingkungan yang keras mungkin lebih sensitif terhadap nada tertentu. Sebaliknya, orang yang terbiasa dengan komunikasi langsung bisa merasa kalimat yang tegas itu biasa saja.
Karakter juga ikut berpengaruh. Ada orang yang santai, ada yang gampang kepikiran, ada yang lebih suka penjelasan detail, dan ada juga yang cukup dikasih garis besarnya saja sudah ngerti mau ngapain.
Belum lagi soal ekspektasi dan kondisi saat itu.
Kalau kita sedang banyak kerjaan, capek, atau stres karena deadline, kalimat sederhana seperti “Bisa dibantu sekarang?” mungkin terasa lebih menekan dibanding saat kondisi kita sedang santai.
Posisi orang yang bicara juga bisa membuat tangkapannya berubah. Kalimat dari teman satu tim mungkin terdengar seperti permintaan biasa, tapi kalau datang dari atasan, orang bisa menganggapnya sebagai sesuatu yang harus segera dikerjakan meskipun sebenarnya maksudnya tidak sekeras itu.
Hubungan sebelumnya juga punya pengaruh. Kalau kita sudah nyaman dengan seseorang, kalimat yang agak ceplas-ceplos mungkin gak jadi masalah. Tapi kalau hubungannya memang sedang renggang, ucapan biasa saja kadang bisa terasa punya maksud lain.
Jadi sebenarnya kita gak cuma mendengar apa yang orang lain katakan. Kita juga ikut membawa pengalaman, karakter, kondisi, dan perasaan kita sendiri saat menerimanya.
Itulah kenapa apa yang dimaksud oleh orang yang bicara belum tentu sama dengan apa yang dirasakan oleh orang yang mendengar.
Kadang yang Ditangkap Bukan Isi Omongannya, Tapi Cara Ngomongnya
Bukan hanya isi pesan, nada bicara dan cara menyampaikannya juga memengaruhi bagaimana ucapan kita diterima.
Ada kalanya isi pesan yang disampaikan sebenarnya benar. Masalahnya justru ada di cara menyampaikannya.
Misalnya kita cuma mau mengingatkan soal pekerjaan yang belum selesai. Tapi karena ngomongnya terlalu cepat, nadanya agak tinggi, atau ekspresi wajahnya kelihatan kesal, orang lain bisa menangkapnya seperti sedang dimarahi.
Padahal mungkin kita sendiri gak merasa sedang marah.
Hal yang sama juga bisa terjadi saat pilihan katanya terdengar meremehkan atau seperti menyalahkan. Kalimat yang niat awalnya cuma memberi masukan akhirnya malah bikin orang lain fokus ke perasaan gak enaknya, bukan ke isi pesan yang sebenarnya mau disampaikan.
Kadang ekspresi juga ikut bikin suasana berubah. Kita bilang, “Oh, gitu ya,” tapi sambil menghela napas atau memasang wajah gak percaya. Kata-katanya memang biasa saja, tapi orang yang menerima bisa merasa sedang diremehkan.
Makanya komunikasi bukan cuma soal benar atau salah isi pesannya. Cara ngomong juga menentukan apakah pesan itu bisa diterima dengan baik atau malah bikin orang lain langsung defensif.
Kalau kita terlalu sibuk memperbaiki isi kalimat tapi gak memperhatikan cara menyampaikannya, ya bisa saja maksudnya bagus tapi hasil akhirnya tetap berantakan.
Soal ini ada pembahasan yang lebih spesifik di artikel “Ketika Nada Bicara Rekan Kerja Lebih Menyebalkan daripada Isi Omongannya.”
Komunikasi Lewat Chat Lebih Gampang Lagi Bikin Salah Tangkap
Tanpa nada suara dan ekspresi wajah, pesan singkat lewat chat lebih mudah menimbulkan salah tangkap.
Kalau ngobrol langsung saja masih bisa salah tangkap, komunikasi lewat chat biasanya lebih rawan lagi.
Soalnya di chat kita cuma menerima tulisan. Gak ada nada suara, gak ada ekspresi wajah, dan gak ada bahasa tubuh yang biasanya membantu kita memahami maksud seseorang.
Contoh paling sederhana:
“Sudah selesai?”
Kalau dibaca dalam kondisi biasa, mungkin terasa seperti pertanyaan normal. Tapi kalau kita sedang stres, dikejar deadline, atau sebelumnya habis ditegur, kalimat yang sama bisa terasa seperti:
“Kenapa belum selesai juga?”
Padahal belum tentu orang yang mengirim chat punya maksud seperti itu.
Masalahnya, saat petunjuk lain hilang, otak kita sering mencoba mengisi sendiri nada dan maksud dari sebuah pesan. Dan kalau kondisi kita sedang gak enak, hasil bacanya juga bisa ikut jadi lebih negatif.
Makanya chat kerja yang pendek memang praktis, tapi kadang terlalu gampang disalahartikan. Apalagi kalau isinya menyangkut deadline, revisi, kesalahan, atau hal-hal yang cukup sensitif.
Kalau mau bahas lebih jauh soal ini, saya juga sudah membahasnya secara khusus di artikel “Salah Tangkap Chat Kerja yang Akhirnya Bikin Suasana Kantor Gak Enak.”
Yang Bahaya Bukan Salah Tangkapnya, Tapi Saat Gak Ada yang Mau Klarifikasi
Salah paham yang tidak segera diklarifikasi bisa berkembang menjadi jarak dan suasana kerja yang tidak nyaman.
Salah tangkap sebenarnya masih cukup wajar terjadi. Namanya juga manusia, kadang apa yang kita dengar memang gak selalu sama dengan apa yang dimaksud orang lain.
Yang mulai bahaya justru saat salah tangkap itu dibiarkan begitu saja.
Misalnya ada teman kerja ngomong sesuatu, lalu kita merasa nadanya gak enak. Bukannya langsung tanya maksudnya apa, kita malah memilih diam. Dari situ pikiran mulai jalan sendiri.
“Dia kesel sama saya ya?”
“Kayaknya tadi nyindir deh.”
“Jangan-jangan memang dari dulu dia gak suka.”
Padahal bisa saja kenyataannya gak sejauh itu.
Tapi karena gak pernah diklarifikasi, asumsi tadi lama-lama terasa seperti fakta. Sikap kita pun mulai berubah. Yang biasanya ngobrol santai jadi lebih cuek, yang biasanya gampang dimintai bantuan jadi males merespon, atau komunikasi cuma dilakukan seperlunya saja.
Orang di sebelah sana akhirnya ikut merasa ada yang aneh.
Dia mungkin gak tahu masalahnya apa, tapi melihat sikap kita berubah. Karena sama-sama gak ngomong terus terang, dia pun mulai bikin asumsi sendiri. Dari yang awalnya cuma satu kalimat yang salah ditangkap, akhirnya suasana kerja benar-benar jadi gak enak.
Nah, hal seperti inilah yang sering bikin masalah kecil tumbuh jadi konflik yang sebenarnya gak perlu.
Kadang solusinya bisa sesederhana bertanya, “Tadi maksudnya gimana ya?” Tapi karena gengsi, takut bikin suasana tambah canggung, atau merasa orang lain seharusnya sadar sendiri, pertanyaan sederhana itu akhirnya gak pernah keluar.
Kalau dibiarkan terus, yang rusak bukan cuma satu percakapan. Hubungan kerja juga bisa ikut kena.
Masalah seperti ini saya bahas lebih lanjut di artikel “Masalah Kecil yang Membesar Gara-Gara Gak Ada yang Mau Ngomong Terus Terang.”
Jadi Gimana Supaya Maksud Kita Gak Gampang Salah Ditangkap?
Komunikasi yang lebih jelas dan saling mengonfirmasi membantu mengurangi risiko perbedaan pemahaman.
Kita memang gak bisa mengontrol sepenuhnya bagaimana orang lain menangkap ucapan kita. Tapi setidaknya kita bisa mengurangi kemungkinan salah paham dengan cara menyampaikan sesuatu lebih jelas.
Gak harus jadi orang yang ngomong panjang lebar juga. Yang penting informasi utamanya gak bikin orang lain harus menebak-nebak sendiri.
Jangan Mengandalkan Kalimat yang Terlalu Umum
Kalimat seperti “Tolong cepat ya” atau “Nanti diperbaiki sedikit” memang terasa cukup kalau kita sendiri sudah tahu maksudnya.
Tapi buat orang lain, kalimat seperti itu masih terlalu luas.
Lebih enak kalau langsung dijelaskan apa yang harus dikerjakan, hasil yang diharapkan seperti apa, dan kapan dibutuhkannya.
Misalnya daripada bilang:
“File ini tolong diperbaiki secepatnya.”
Bisa dibuat lebih jelas menjadi:
“Bagian tabel di halaman dua tolong diperbaiki ya, kalau bisa selesai sebelum jam tiga karena nanti mau saya kirim ke klien.”
Dengan begitu orang lain gak perlu menerka sendiri mana yang harus diperbaiki dan seberapa cepat maksud dari “secepatnya”.
Kasih Konteks Sebelum Masuk ke Permintaan
Kadang kita langsung memberikan tugas atau permintaan karena merasa orang lain sudah tahu ceritanya.
Padahal belum tentu.
Kita mungkin sudah ikut meeting dari awal, sudah baca chat sebelumnya, atau sudah tahu kenapa sebuah pekerjaan harus diubah. Sementara orang yang kita ajak bicara mungkin cuma tahu sebagian.
Jadi sebelum masuk ke permintaan, kasih sedikit konteks yang memang diperlukan.
Gak perlu cerita dari zaman dulu juga. Cukup informasi yang membantu orang lain ngerti kenapa sesuatu harus dilakukan dan hasil akhirnya mau dibawa ke mana.
Minta Konfirmasi untuk Hal yang Penting
Kalau pekerjaannya cukup penting atau berpotensi bikin salah tangkap, gak ada salahnya memastikan sekali lagi.
Tapi bukan dengan gaya seperti sedang mengetes orang.
Bisa sesederhana:
“Berarti nanti yang dikerjakan bagian A dulu ya?”
Atau:
“Jadi revisinya yang bagian depan saja, yang belakang tetap seperti sebelumnya ya?”
Konfirmasi kecil seperti ini kadang kelihatannya sepele, tapi jauh lebih enak daripada baru sadar ada perbedaan pemahaman setelah pekerjaannya selesai.
Kalau Ada yang Terasa Aneh, Tanya Sebelum Menyimpulkan
Ini yang kadang susah dilakukan.
Kalau mendengar ucapan yang terasa gak enak, kita biasanya lebih cepat mikir daripada bertanya.
Padahal ada bedanya antara apa yang benar-benar dikatakan seseorang dengan apa yang kita rasa dia maksudkan.
Misalnya seseorang bilang:
“Besok jangan lupa ya.”
Yang benar-benar dia katakan cuma itu.
Tapi di kepala kita bisa berkembang jadi:
“Dia pasti menganggap saya pelupa.”
“Dia gak percaya sama saya.”
“Kayaknya dia nyindir kejadian kemarin.”
Nah, sebelum pikirannya lari terlalu jauh, lebih baik cek dulu kalau memang ada sesuatu yang bikin bingung.
Kadang setelah ditanya, ternyata maksudnya biasa saja.
Kalau Salah Bicara, Bereskan Secepatnya
Kadang masalahnya memang datang dari kita sendiri. Salah pilih kata, ngomong terlalu keras, bercanda di waktu yang gak tepat, atau baru sadar kalau ucapan kita ternyata bikin orang lain gak nyaman.
Kalau sudah merasa ada yang salah, sebisa mungkin jangan ditunda.
Gak perlu menunggu sampai suasananya semakin canggung atau berharap semuanya akan hilang sendiri.
Kadang cukup bilang, “Tadi cara ngomong saya kayaknya kurang enak, maksud saya bukan seperti itu.”
Sederhana memang, tapi setidaknya orang lain gak dibiarkan menebak-nebak sendiri.
Kalau situasinya sudah telanjur bikin hubungan terasa aneh, saya juga membahasnya lebih khusus di artikel “Salah Bicara ke Rekan Kerja dan Hubungan Jadi Canggung, Harus Gimana?”
Komunikasi yang Jelas Bukan Berarti Harus Selalu Panjang
Setelah membahas macam-macam penyebab salah tangkap tadi, bukan berarti setiap kali ngomong sama rekan kerja kita harus menjelaskan semuanya panjang lebar sampai orangnya capek duluan dengernya.
Komunikasi yang jelas gak selalu harus panjang.
Kadang satu atau dua kalimat sudah cukup, selama informasi yang penting memang sudah ada dan orang yang menerima tahu apa maksud kita.
Intinya sederhana saja:
apa yang kita maksud → apa yang kita sampaikan → apa yang diterima orang lain
sebisa mungkin artinya jangan terlalu jauh.
Kalau di kepala kita maksudnya A, yang keluar dari mulut juga A, lalu orang lain menangkapnya sebagai A, ya komunikasi berjalan dengan baik.
Masalah mulai muncul kalau kita merasa sudah menyampaikan A, padahal kalimat yang keluar masih samar. Orang di depan kita akhirnya menangkapnya sebagai B, lalu mengerjakan sesuatu berdasarkan pemahaman tersebut.
Pas hasilnya beda, kita kesel.
“Lho, kan bukan begitu maksud saya.”
Sementara dia juga mungkin bingung.
“Lho, tadi ngomongnya begitu.”
Nah, dari sini sebenarnya kelihatan kalau masalah komunikasi di tempat kerja gak selalu terjadi karena ada orang yang susah diajak kerja sama, gak mau mendengarkan, atau sengaja bikin masalah.
Kadang memang sesederhana maksud dan tangkapannya gak ketemu.
Makanya daripada sekadar berusaha ngomong sebanyak-banyaknya, mungkin lebih penting memastikan bahwa apa yang ingin kita sampaikan memang keluar dengan cukup jelas. Karena semakin dekat maksud kita dengan apa yang diterima orang lain, semakin kecil juga kemungkinan masalah kecil berubah jadi urusan yang panjang.
Penutup
Salah tangkap dalam komunikasi memang sering kelihatan seperti masalah kecil. Salah dengar sedikit, beda memahami satu kalimat, atau nada bicara yang terasa kurang enak biasanya dianggap bukan sesuatu yang perlu dipikirkan terlalu jauh.
Tapi kalau kejadian seperti ini terus berulang, lama-lama dampaknya bisa kemana-mana.
Orang mulai males bertanya, mulai hati-hati berlebihan saat bicara, komunikasi jadi seperlunya saja, sampai akhirnya hubungan antar rekan kerja terasa gak nyaman. Dari yang awalnya cuma beda tangkapan, bisa berkembang jadi prasangka, saling menghindar, bahkan konflik yang sebenarnya gak perlu terjadi.
Makanya komunikasi di tempat kerja bukan cuma soal kita sudah ngomong atau belum. Yang gak kalah penting adalah apakah orang lain menangkap maksud yang kurang lebih sama dengan yang ingin kita sampaikan.
Kalau ada yang terasa gak jelas, tanya. Kalau ada yang salah tangkap, luruskan. Dan kalau kita sendiri merasa cara menyampaikannya kurang tepat, ya gak ada salahnya diperbaiki.
Karena kadang masalah besar memang gak langsung dimulai dari pertengkaran. Bisa saja awalnya cuma dari satu kalimat sederhana yang maksud dan tangkapannya beda.
Kalau sobat ingin melihat masalah ini dari sisi yang lebih luas, mulai dari salah paham kecil sampai akhirnya berubah menjadi konflik antar rekan kerja, bisa lanjut membaca “Masalah Komunikasi di Tempat Kerja: Dari Salah Paham Kecil Sampai Jadi Konflik Besar.”
